隨著京福高速公路濟(jì)德段一九九七年十月份正式通車，作為連接南北交通的大動(dòng)脈，車流量每年大幅遞增。為確保高速公路的高質(zhì)量運(yùn)行，養(yǎng)護(hù)部門每年都要投入多個(gè)專項(xiàng)、大修工程對(duì)高速公路進(jìn)行維修保養(yǎng)工作，因而養(yǎng)護(hù)專項(xiàng)、大修工程檔案也就顯得尤為重要。加強(qiáng)養(yǎng)護(hù)工程檔案的科學(xué)管理，可以更好高速公路建設(shè)和管理服務(wù)。
以山東高速集團(tuán)德州分公司為例，每年要有3-5個(gè)專項(xiàng)、大修工程，養(yǎng)護(hù)工程檔案數(shù)量大、種類多、價(jià)值高，需要長(zhǎng)期保存，這些工程檔案是以后高速公路管理、日常維修的重要依據(jù)。養(yǎng)護(hù)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)養(yǎng)護(hù)工程檔案的特點(diǎn)，直接參與養(yǎng)護(hù)
工程建設(shè)過程的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，確保養(yǎng)護(hù)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔，做好養(yǎng)護(hù)工程檔案的保管工作。本文就高速公路養(yǎng)護(hù)工程檔案管理提出方法。
1、做好養(yǎng)護(hù)專項(xiàng)、大修工程的檔案管理工作
1.1加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)是確保養(yǎng)護(hù)工程檔案質(zhì)量的有利措施。
參與養(yǎng)護(hù)專項(xiàng)、大修工程建設(shè)管理人員和監(jiān)理單位的人員來自四面八方，對(duì)工程檔案的重要性認(rèn)識(shí)及其業(yè)務(wù)水平參差不齊，為了加強(qiáng)對(duì)施工、監(jiān)理各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，養(yǎng)護(hù)部門在工程項(xiàng)目開始階段就必須加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求養(yǎng)護(hù)工程檔案資料。
1.2制定詳細(xì)的符合實(shí)際情況的養(yǎng)護(hù)工程檔案管理辦法，明確標(biāo)準(zhǔn)和要求。
山東省檔案局、交通廳陸續(xù)下發(fā)了《山東省公路工程項(xiàng)目文件
材料立卷歸檔實(shí)施辦法》和《關(guān)于規(guī)范交通工程檔案裝具的通知》等綱領(lǐng)性文件，結(jié)合GB/T50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，制定適合本單位工程檔案的可操作性編制辦法。一是細(xì)化養(yǎng)護(hù)管理部門、監(jiān)理單位、施工單位的資料整理范圍。二是細(xì)化組卷要求，應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律和項(xiàng)目檔案的成套性、連續(xù)性、系統(tǒng)性的原則，科學(xué)分類。三是明確案卷組成部分、格式和具體要求，便于施工單位、監(jiān)理單位檔案管理人員操作。
1.3對(duì)養(yǎng)護(hù)專項(xiàng)大修工程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
養(yǎng)護(hù)管理部門的檔案管理人員有針對(duì)性地對(duì)施工單位、監(jiān)理單位進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)施工中檔案存在的問題進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。例如：要求工程文件原件歸檔；工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等。從而提高了養(yǎng)護(hù)工程檔案報(bào)送的質(zhì)量，以及成套性和完整性。
1.4做好養(yǎng)護(hù)大修、專項(xiàng)工程資料收集整理工作。
養(yǎng)護(hù)管理部門對(duì)養(yǎng)護(hù)大修、專項(xiàng)工程從計(jì)劃立項(xiàng)、審批到工程驗(yàn)收結(jié)束的有關(guān)資料進(jìn)行收集、整理。檔案管理人員對(duì)專項(xiàng)大修工程的業(yè)主資料按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編碼、立卷、裝訂、歸檔。案卷應(yīng)由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借閱守則、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。
1.5認(rèn)真、細(xì)致做好養(yǎng)護(hù)工程檔案驗(yàn)收和整理工作。
養(yǎng)護(hù)部門檔案管理人員在進(jìn)行專項(xiàng)、大修工程檔案驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；工程檔案真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；工程檔案已整理立卷，立卷符合有關(guān)規(guī)范的規(guī)定；竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，蓋有竣工圖章；要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；文件材質(zhì)、幅面、書寫等符合要求。保證養(yǎng)護(hù)工程檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。養(yǎng)護(hù)檔案管理人員對(duì)本年度的專項(xiàng)大修工程安照工程名稱進(jìn)行系統(tǒng)整理，并編寫科技檔案歸檔目錄，方便日后查閱。
2、做好日常維修保養(yǎng)工程檔案的管理工作
2.1小修保養(yǎng)工程檔案管理。
雖然小修保養(yǎng)工程檔案管理上級(jí)沒有明確的規(guī)范要求，但和專項(xiàng)、大修工程檔案管理同等重要。在日常工作中加強(qiáng)對(duì)日常巡查、路基、路面、沿線設(shè)施、橋梁檢查、防汛防滑、安全管理、小修工程管理等資料的收集、整理。歸檔文件材料必須書寫工整，字跡、線條清晰耐久，表格統(tǒng)一規(guī)范，（文字、表格用A4紙）禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等不能長(zhǎng)久保存的書寫工具書寫。
2.2具體管理方法。
每半年養(yǎng)護(hù)檔案管理人員對(duì)處理完畢的文件材料，及時(shí)收集歸類，集中統(tǒng)一保管，對(duì)所形成的科技文件材料，收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，加以系統(tǒng)整理，組成保管單位。案卷應(yīng)由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借閱守則、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成，案卷封面和卷脊、案卷卷皮為應(yīng)為與卷盒顏色相近的牛皮紙。案卷封面和卷脊打印后粘貼在對(duì)應(yīng)位置。對(duì)日常巡查、路基、路面、沿線設(shè)施、橋梁檢查、路面檢測(cè)等資料每年年底編寫文件頁碼，與借閱守則、卷內(nèi)文件目錄、備考表一起用三孔一線方法裝訂，裝訂完畢在粘貼案卷卷皮。對(duì)防汛防滑、安全管理、各種管理辦法、養(yǎng)護(hù)發(fā)文、上級(jí)來文等資料可以不裝訂。編寫本年度檔案案卷目錄，方便查閱。
3、做好養(yǎng)護(hù)工程檔案保管的管理工作
養(yǎng)護(hù)工程檔案是科技檔案，需要長(zhǎng)久保存。養(yǎng)護(hù)工程檔案的保管工作，就是在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下科學(xué)地維護(hù)養(yǎng)護(hù)工程檔案的完整與安全，采取有效的保護(hù)技術(shù)和管理方法，最大限度地延長(zhǎng)養(yǎng)護(hù)工程檔案壽命的工作。只有做好養(yǎng)護(hù)工程檔案的保管工作，才能使集中起來的養(yǎng)護(hù)工程檔案的完整和安全得到可靠的保證，才能滿足各方面利用的需要，因而要切實(shí)做好養(yǎng)護(hù)工程檔案的保管工作。
4、利用現(xiàn)代化技術(shù)做好養(yǎng)護(hù)工程的檔案管理工作
4.1利用軟件高效管理。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)，出現(xiàn)了許多工程檔案管理軟件。這些
工程軟件，安裝方便，操作簡(jiǎn)單，實(shí)用性很強(qiáng)，可以很好的運(yùn)用到養(yǎng)護(hù)工程檔案管理中，使養(yǎng)護(hù)工程檔案整理更快捷，更完善。
4.2利用網(wǎng)絡(luò)共享。
通過公司局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)養(yǎng)護(hù)資料共享，為整個(gè)工作展開提供可靠、詳實(shí)、系統(tǒng)的養(yǎng)護(hù)資料，從而提高各人員、各部門的工作效率，縮短檢索時(shí)間，節(jié)約管理資金。
5、結(jié)語
養(yǎng)護(hù)檔案管理人員只有具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)及相關(guān)專業(yè)知識(shí)，不斷提高檔案技術(shù)水平和管理能力，才能更好的為高速公路建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
